Introdução
De princípio, conheça os controles que um MEI precisa para melhorar sua administração.
Portanto, seja qual for o tipo de negócio e tamanho da empresa, você sempre terá que fazer um planejamento e criar alguns controles para certificar-se da direção que segue seus negócios e direcioná-los aos seus objetivos.
Dessa forma, a seguir, apresentaremos alguns exemplos para criação de planilhas que irão auxiliá-lo no gerenciamento das principais áreas:
1 – Controle de Vendas
A princípio, para melhor controlar as vendas, crie uma planilha registrando as vendas realizadas, datas, clientes, valores e formas de pagamento. Dessa forma, use fórmulas para calcular totais de vendas por período, média diária ou mensal e compare com metas estabelecidas.
2 – Controle de Estoque
Mantenha um registro atualizado do estoque em uma planilha, listando os produtos, quantidade disponível e valor de custo. Além disso, atualize o estoque sempre que houver entrada ou saída de produtos, mantendo o controle de entradas e saídas. Utilize fórmulas para calcular o estoque atual, valor total do estoque e identificar produtos que estão próximos de acabar.
3 – Controle Financeiro
Crie uma planilha financeira que inclua todas as receitas e despesas do negócio. Para isso, registre as entradas de dinheiro, como vendas, e as saídas de dinheiro, como pagamentos de fornecedores, aluguel, despesas operacionais, etc. Além disso, utilize fórmulas para calcular o saldo atual, receitas totais, despesas totais e lucro/prejuízo mensal ou anual. Isso permitirá um controle financeiro eficiente do seu negócio.
4 – Controle de Pagamentos
Mantenha um registro dos pagamentos a receber e a pagar em uma planilha. Então, nela, liste os clientes, valores devidos, datas de vencimento e status de pagamento. Conforme os pagamentos forem realizados, atualize o registro, identificando pagamentos atrasados e acompanhando o fluxo de caixa. Isso garantirá uma gestão financeira mais eficiente e organizada para o seu negócio.
5 – Controle de Clientes
Tenha um cadastro atualizado de clientes, incluindo nome, contato, informações de compras anteriores e dados para contato. Além disso, utilize uma planilha para registrar todas as interações com os clientes, como ligações, e-mails, reuniões, reclamações, etc. Dessa forma, faça análises periódicas dos clientes, identificando os mais lucrativos e os que demandam mais atenção. Isso possibilitará um melhor relacionamento e oferecerá um serviço personalizado, contribuindo para o crescimento do seu negócio.
6 – Controle de Marketing
Mantenha um registro das estratégias de marketing adotadas, como campanhas de mídia social, anúncios pagos, eventos, etc. Além disso, acompanhe os resultados dessas ações, registrando o número de leads gerados, conversões em vendas e retorno sobre o investimento. Para isso, utilize uma planilha para comparar diferentes estratégias e identificar as mais eficientes para o seu negócio. Essa análise permitirá que você foque seus esforços nas estratégias que trazem melhores resultados, otimizando seus recursos e maximizando o impacto de suas ações de marketing.
7 – Controle de Despesas
Crie uma planilha para registrar todas as despesas do seu negócio, como aluguel, contas de energia, água, telefone, materiais de escritório, entre outros. Além disso, classifique as despesas por categorias para facilitar a análise posterior. Assim, acompanhe o valor total de despesas mensais e anuais, comparando-os com o faturamento e identificando possíveis áreas de redução de custos. Essa análise permitirá que você tome decisões mais informadas sobre o uso de recursos e busque maneiras de otimizar os gastos, contribuindo para a saúde financeira do seu negócio.
8 – Controle de Prazos e Vencimentos
Mantenha um calendário com os prazos e vencimentos importantes, como pagamentos de impostos, obrigações trabalhistas, renovações de licenças e alvarás, entre outros. Dessa forma, certifique-se de cumprir com todas as obrigações dentro dos prazos estabelecidos, evitando multas e problemas legais. Manter um calendário organizado ajudará a manter o seu negócio em dia com todas as responsabilidades legais e garantirá a sua conformidade com as exigências fiscais e regulatórias. Além disso, isso proporcionará maior tranquilidade e segurança na gestão do seu empreendimento.
9 – Controle de Produtividade
Registre o tempo dedicado a cada atividade ou projeto em uma planilha, incluindo início e término, descrição e resultado alcançado. Assim, monitore a produtividade individual e da equipe, identificando áreas de melhoria e oportunidades de otimização de recursos. Essa prática permitirá melhor acompanhamento das tarefas, ajudará a identificar gargalos na eficiência do trabalho e possibilitará a implementação de estratégias para aumentar a produtividade geral do negócio. Por fim, manter esse controle sistemático auxiliará a tomar decisões mais informadas e aperfeiçoar os processos para alcançar resultados mais consistentes e satisfatórios.
10 – Controle de Inadimplência
Mantenha um registro dos clientes inadimplentes, incluindo nome, valor devido, data de vencimento e status de pagamento. Assim, envie lembretes de pagamento e mantenha um acompanhamento regular para garantir a quitação das dívidas. Essa prática organizada ajuda a evitar atrasos prolongados nos recebimentos, minimiza prejuízos financeiros e mantém um relacionamento transparente com os clientes. Além disso, o monitoramento constante possibilita identificar padrões de inadimplência e tomar medidas proativas para prevenir a situação. Dessa forma, é possível manter a saúde financeira do negócio, assegurando a continuidade e crescimento sustentável da empresa.
11 – Controle de Investimentos
Registre os investimentos realizados no negócio, como aquisição de equipamentos, atualizações de tecnologia, capacitação da equipe, entre outros. Dessa forma, acompanhe o retorno desses investimentos, analisando o impacto nas vendas, produtividade e rentabilidade do negócio. Essa prática permite identificar quais investimentos estão gerando resultados positivos e quais podem precisar de ajustes. Além disso, a análise do retorno dos investimentos auxilia na tomada de decisões estratégicas, direcionando os recursos para áreas mais promissoras. Portanto, mantenha os registros organizados e atualizados, utilizando ferramentas como planilhas e relatórios para visualizar os dados de forma clara e objetiva. Com essa abordagem, você estará melhor preparado para otimizar seus investimentos e impulsionar o crescimento e sucesso do seu negócio.
12 – Controle de Indicadores de Desempenho
Defina indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para o seu negócio, como taxa de conversão de vendas, ticket médio, satisfação do cliente, entre outros. Assim, monitore regularmente esses indicadores em uma planilha, comparando com metas estabelecidas e identificando áreas que necessitam de melhoria. Essa análise contínua permite tomar ações corretivas e estratégicas para impulsionar o sucesso do seu negócio.
13 – Controle de Orçamento
Portanto elabore um orçamento anual ou semestral para o seu negócio, estimando receitas e despesas. Então, monitore o desempenho real em relação ao orçado, fazendo ajustes e reavaliando as projeções conforme necessário. Enfim, essa prática garante uma gestão financeira mais eficiente e ajuda a tomar decisões estratégicas com base em dados sólidos.
14 – Controle de Compras
Registre todas as compras realizadas pelo seu negócio, incluindo fornecedor, data, valor e produtos adquiridos.
Considerações
Dessa forma, esses são apenas alguns exemplos de controles que um MEI pode implementar para melhor administrar sua empresa.
Assim, é importante adaptar as planilhas de acordo com as necessidades específicas do seu negócio e atualizá-las regularmente com informações precisas.
Portanto, lembre-se de que as planilhas são ferramentas de apoio, mas é fundamental também buscar orientação profissional, como a de um contador, para auxiliá-lo na interpretação dos dados, na análise financeira e no planejamento estratégico do seu negócio.
Por fim, além disso, o uso de um software de gestão financeira pode trazer mais automatização e precisão aos controles, facilitando a tomada de decisões.
